Datenschutz und KI: Herausforderungen und Lösungen

Die HR-Welt ändert sich gerade schneller denn je. Die Digitalisierung und der Fachkräftemangel zwingen sie in eine strategische Ausrichtung mit dem Potential, die Effizienz zu maximieren und die Zukunft der Arbeit zu transformieren. Wie passt KI nun dazu? Und welche Vorteile, aber auch welche Herausforderungen bringt sie mit?

Der Wandel im HR durch Digitalisierung und KI

Die HR-Welt befindet sich in einem rasanten Wandel. Digitalisierung und Fachkräftemangel führen zu einer strategischen Neuausrichtung, die das Potenzial hat, die Effizienz zu steigern und die Zukunft der Arbeit zu transformieren. Die Rolle der Personalabteilungen wurde in den Vergangenen Jahrzeiten (fälschlicherweise) als rein administrative Funktion gesehen, entwickelt sich aber nun in den Augen aller hin zu einer strategischen Einheit, die wertschöpfende Dienste anbietet.

Neue Technologien und automatisierte Lösungen, insbesondere solche auf Basis generativer künstlicher Intelligenz (KI), sind die treibenden Kräfte hinter dieser Transformation. Diese Technologien ermöglichen es, sich von transaktionalen Aufgaben zu entfernen und sich auf strategische und analytische Tätigkeiten zu konzentrieren. Dadurch wird Raum geschaffen für langfristige Strategien und Innovationen in der Personalabteilung zum Wohle des ganzen Unternehmens und seiner Mitarbeitenden.

Einsatzmöglichkeiten von Chatbots und KI im Personalwesen - Status quo

Chatbots und andere KI-Tools bieten eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten im Personalwesen. Derzeit geben die Meisten Personaler an, sie zu nutzen, um standardisierte E-Mails vorzuformulieren, einfache Strategien zu recherchieren und Antworten zum Umgang mit Apps und Tools zu liefern. Auch allgemeine Mitarbeiterfragen lassen sie durch Chatbots effizient beantworten.

Besonders im Recruiting-Prozess spielen KI-Tools eine wichtige Rolle. Sie übernehmen repetitive administrative Aufgaben, führen Pre-Employment Screenings durch und analysieren die Leistung von Bewerbern. Durch den Einsatz von Chatbots können Personaler entlastet und der gesamte Prozess beschleunigt werden.

Datenschutz und rechtliche Aspekte bei der Nutzung von KI

Der Einsatz von KI im Personalwesen bringt auch große rechtliche Herausforderungen mit sich. Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sind zentrale Aspekte, die beachtet werden müssen. Der AI-Act der Europäischen Union setzt klare Richtlinien für den Einsatz von KI, um den Schutz personenbezogener Daten, sowie die Einhaltung des gesetzlichen Rahmens zur Antidiskriminierung und Gleichstellung zu gewährleisten.

Eine Möglichkeit, Datenschutzbedenken zu lösen, ist die Kombination von On-Premise- oder lokalen Cloud-KI-Lösungen mit öffentlichen KI-Diensten. Triviale Anfragen können an öffentliche KI-Dienste weitergeleitet werden, während sensible Anfragen intern verarbeitet werden. Dies stellt sicher, dass sensible Daten geschützt bleiben und gleichzeitig die Vorteile öffentlich zugänglicher KI-Dienste genutzt werden können.

Weiter lassen sich KI gestützte Workflows in die meisten API basierten HR Systeme integrieren, um an den möglichen Stellen der Unternehmensprozesse einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen.

Ein Beispiel aus der Zeiterfassung: Ein Mitarbeitender fragt den lokalen Chatbot, wie viele Stunden er letzte Woche gearbeitet hat, und ob Fehler in den erfassten Daten zu erkennen sind; der KI Chatbot identifiziert zunächst den Mitarbeitenden aus dem Identity Management, ruft die gewünschten Daten aus der Zeiterfassung ab und bereitet sie ansprechend zur Antwort auf.

Ein weiteres Beispiel aus dem e-Learning: in der Knowledgebase sind die grundlegende Bedienung und die how-tos eines HR Systems fein dokumentiert, die Knowledgebase wird zum Training der KI verwendet; eine neue Person in der Personalabteilung ist noch nicht ausreichend geschult, kann aber mit Hilfe des Chatbots die Bedienung des HR Systems erlernen, ohne auf erfahrene Kollegen warten zu müssen oder sich die Informationen selbst aus der Knowledgebase zusammen suchen zu müssen. 

Zur Implementierung können die Unternehmen eigenes KI knowhow nutzen oder erfahrene externe KI Berater hinzuziehen.

Herausforderungen bei der Implementierung von KI im HR

Die Implementierung von KI im Personalwesen ist nicht ohne Herausforderungen. Eine zentrale Schwierigkeit besteht in der Qualität und Verfügbarkeit von Trainingsdaten. Ohne qualitativ hochwertige Daten können KI-Modelle keine zuverlässigen Ergebnisse liefern.

Ein weiteres Problem ist die sogenannte „Blackbox“ der KI, bei der die Entscheidungsprozesse der KI-Modelle undurchsichtig bleiben. Dies kann zu Skepsis und Misstrauen gegenüber den Ergebnissen führen. Zudem können fehlende Interpretationen und widersprüchliche Antworten bei unterschiedlichen Fragestellungen die Akzeptanz der KI innerhalb des Unternehmens beeinträchtigen.

Strategien zur sicheren und effizienten Nutzung von KI im HR

Um KI im Personalwesen sicher und effizient zu nutzen, sind verschiedene Strategien emfehlenswert. Eine lokale KI kann als erste Anlaufstelle für Mitarbeiterfragen dienen und als Grundlage für Datenanalysen und Entscheidungsprozesse fungieren. Dies ermöglicht eine schnelle, effiziente und datenschutzkonforme Bearbeitung von Anfragen und unterstützt die Personaler bei ihrer täglichen Arbeit.

Eine weitere Herausforderung in dieser „Königsdisziplin“ ist das Identitätsmanagement. Die KI muss wissen, wer eine Anfrage stellt, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten an die Person zurückgegeben werden und generell geprüft wird, ob die Person überhaupt berechtigt ist, diese Informationen zu erhalten. Dies erfordert ein robustes Identitätsmanagementsystem, das den Zugriff auf sensible Informationen kontrolliert und sicherstellt, dass nur autorisierte Personen auf diese Daten zugreifen können.

Fazit: KI im Personalwesen

Unser Fazit: KI Tools können das Personalwesen erheblich entlasten, wenn sie richtig, rechtssicher und Datenschutzkonform angewendet und integriert werden. CIAO schafft aufgrund der Erfahrungen in diesem Bereich gerade einen neuen Geschäftsbereich zur KI Beratung im Personalwesen, bei Interesse sprich uns gerne dazu an.